Die DGUV Vorschrift 3 verlangt, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel in wiederkehrenden Intervallen durch eine befähigte Person geprüft und die Ergebnisse dokumentiert werden. Der fachliche Teil dieser Aufgabe ist für Prüfdienstleister Routine. Anspruchsvoll wird es auf der organisatorischen Ebene: Tausende Prüflinge mit unterschiedlichen Fristen, verteilte Standorte, eine begrenzte Zahl qualifizierter Prüfer und eine Nachweispflicht, die jede einzelne Prüfung betrifft.
Genau an dieser Stelle setzt COMP4 an: als Software für die Terminplanung, Disposition und Dokumentation wiederkehrender Prüfungen.
Warum Excel bei DGUV-V3-Prüfungen an eine Grenze stößt
In vielen Prüfbetrieben liegt die Fristenübersicht in einer Tabelle, die Terminvergabe im Telefon des Disponenten und der Nachweis in einem PDF, das abends im Büro getippt wird. Solange ein Prüfer wenige Kunden betreut, funktioniert das. Mit wachsendem Prüflingsbestand entstehen typische Reibungspunkte:
- Fristen werden erst sichtbar, wenn sie eng werden. Die Tabelle zeigt Fälligkeiten, aber nicht, was das für die Kapazität im übernächsten Quartal bedeutet.
- Termine entstehen in der Reihenfolge der Anrufe, nicht in der Reihenfolge der Geografie. Das Ergebnis sind Leerfahrten zwischen Objekten, die nur wenige Kilometer auseinanderliegen.
- Qualifikationen sind Kopfwissen. Wer darf welche Anlage prüfen, wessen Befähigungsnachweis läuft wann aus? Diese Information steckt selten im Planungswerkzeug.
- Dokumentation kostet ein zweites Mal Zeit. Was vor Ort auf Papier notiert wurde, wird im Büro erneut erfasst. Rückfragen aus einem Audit bedeuten Suchen statt Filtern.
Die Folge ist kein spektakulärer Fehler, sondern ein permanenter Reibungsverlust: zu viel Fahrzeit, zu späte Planung, zu viel Nacharbeit.
Was eine Software für DGUV-V3-Prüfungen leisten muss
Aus der Praxis von Prüfdienstleistern lassen sich vier Anforderungen ableiten:
- Vorausschauende Terminplanung. Fällige Prüfungen müssen quartalsweise sichtbar sein, bevor der Druck entsteht.
- Qualifikationsbasierte Disposition. Ein Termin darf nur an eine Person gehen, die die Prüfung durchführen darf.
- Regionale Bündelung. Prüfungen in räumlicher Nähe gehören in dieselbe Tour, nicht in dieselbe Woche des Zufalls.
- Prüfsichere Dokumentation direkt vor Ort. Protokoll, Foto und Unterschrift entstehen beim Prüfling, nicht abends im Büro.
COMP4 bildet diese vier Punkte in einem durchgängigen Prozess ab, von der Fälligkeit über den Einsatz bis zum Nachweis. Details zum Branchenzuschnitt finden Sie auf unserer Seite zur Prüfmanagement-Software.
QuarterGenius: Quartalsplanung für wiederkehrende Prüfungen
Wiederkehrende Prüfungen unterscheiden sich grundlegend von klassischen Serviceaufträgen. Ein Störungseinsatz kommt herein und will heute erledigt werden. Eine DGUV-V3-Prüfung ist Monate im Voraus bekannt, hat ein Zeitfenster statt eines Termins und lässt sich mit anderen Prüfungen sinnvoll zusammenlegen.
QuarterGenius ist die COMP4-Funktion, die genau dieses Muster nutzt. Sie leistet drei Dinge:
Fälligkeiten je Quartal sichtbar machen. QuarterGenius wertet die Prüflinge und ihre Intervalle aus und zeigt, welche Prüfungen in welchem Quartal anstehen. Die Planung beginnt damit auf der Ebene des Quartals, nicht auf der Ebene der einzelnen Terminanfrage.
Regional zu Clustern bündeln. Prüfungen, die räumlich zusammenpassen, werden zu Clustern zusammengefasst. Statt derselben Region in einem Quartal mehrfach hinterherzufahren, entsteht eine gebündelte Anfahrt. Das reduziert Leerfahrten, ohne dass der Disponent die Karte im Kopf haben muss.
Personalbedarf aus den Prüflingen errechnen. Aus Anzahl und Art der fälligen Prüflinge ergibt sich, wie viel Prüferkapazität ein Quartal tatsächlich braucht. Damit wird aus der Fristenliste eine Kapazitätsaussage: Reicht die Mannschaft, oder ist ein Quartal überbucht?
Aus den Clustern entstehen anschließend konkrete Wochenplanungen, die in die reguläre Disposition übergehen.
Von der Planung in den Einsatz
Sobald die Quartalsplanung steht, greifen die übrigen COMP4-Bausteine:
Digitale Plantafel und Timeline. Aufträge, Touren und Status liegen in einer Echtzeitansicht. Verschiebt sich eine Prüfung, ist sofort sichtbar, was das für den Rest des Tages bedeutet.
Qualifikationsbasierte Zuordnung. Prüfaufträge werden Personen zugeordnet, die die erforderliche Qualifikation mitbringen, etwa als befähigte Person oder Elektrofachkraft.
Terminabstimmung mit dem Kunden. Über das Endkundenportal können Ansprechpartner Termine selbst bestätigen oder verlegen, inklusive automatisierter Bestätigungen und Erinnerungen. Für Prüfungen in belegten Objekten ist das oft der entscheidende Punkt: Der Prüfer steht nicht vor einer verschlossenen Tür.
Dokumentation: Der Nachweis entsteht am Prüfling
Bei DGUV-V3-Prüfungen ist die Dokumentation kein Anhang, sondern das eigentliche Produkt. In COMP4 entsteht sie in der Außendienst-App direkt vor Ort:
- konfigurierbare Prüfprotokolle, die auf Ihre Prüfarten zugeschnitten sind
- Fotos und Unterschrift direkt am Gerät erfasst
- Offline-Betrieb im Store-and-Forward-Modus: In Kellern, Technikräumen und Industriehallen wird lokal gespeichert und bei Netzverfügbarkeit automatisch synchronisiert
- lückenlose Zeitstempel über alle Prozessschritte, was Prüfvorgänge im Nachhinein vollständig nachvollziehbar macht
Über Reporting und Dashboards sehen Sie anschließend den Prüfstatus je Kunde, Objekt oder Quartal und können Auswertungen für Audits exportieren. Anbindungen an ERP-, Kunden- oder Objektsysteme erfolgen über eine API.
Was COMP4 nicht ist
Eine klare Abgrenzung erspart Missverständnisse im Auswahlprozess: COMP4 ist keine Objekt- oder Anlagenverwaltung und keine strategische Quotenplanung. Die Stammdaten Ihrer Prüflinge dürfen dort bleiben, wo sie heute liegen. COMP4 arbeitet auf der operativen Ebene: Termin, Einsatz, Dokumentation, Abrechnung. Die Prüflingsdaten kommen per Import oder Schnittstelle herein und die Ergebnisse gehen ebenso wieder heraus.
Warum Prüfdienstleister auf COMP4 setzen
- Erprobte Plattform: COMP4 ist seit über 17 Jahren im Einsatz und wird täglich von rund 3.000 Nutzern verwendet.
- Durchgängiger Prozess: vom Auftragseingang über die Disposition bis zur Abrechnung in einem System, ohne Medienbruch.
- Anpassbarkeit: Prüfprotokolle, Felder und Abläufe werden auf Ihre Prüfarten konfiguriert statt umgekehrt.
- Entwicklung und Hosting in Deutschland: Support und Entwicklung kommen direkt vom Hersteller.
Nächster Schritt
Wenn Sie wiederkehrende Prüfungen heute überwiegend in Tabellen planen, lohnt sich ein Blick auf den durchgängigen Prozess: Prüfmanagement-Software von COMP4 ansehen
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